越来越多的机构.
推进艺术 & 文化.
加强社区.

9个提高会议效率的方法
马丁·布拉格,高级副总裁
丽贝卡·兰伯特,高级顾问

关于会议的统计数据令人震惊:在美国,每天有超过5500万场会议以1美元的成本举行.每年4万亿美元. 平均, 非管理者每周参加8次会议,而管理者每周有12次会议.[1] 在加拿大,经理们40%到50%的时间都花在了会议上.[2] In 2019, 艺术咨询集团调查了加拿大和美国的25个艺术和文化组织的执行官(包括首席执行官), 总统, 执行董事, 董事总经理, 或者同等职位)一周参加会议的次数. 报告显示,平均每周有15次会议.

会议时间对组织来说是一项巨大的投资, 包括工资, 好处, 会议空间, 点心, 和, 最重要的是, 从其他优先事项和生产力中占用的时间和精力. 然而, 研究表明,许多这样的会议不仅没有效果,而且经常被认为是浪费时间,是沮丧和怨恨的来源. ACG调查的一名受访者形容它们是“无尽的、不必要的、循环的”.“许多组织和他们的领导人根本就不能很好地管理会议. 在对350多名非营利组织执行团队成员的调查中, 只有17%的受访者强烈认为他们的会议很有效[3] 只有三分之二的非营利组织董事会采用了有效的会议方式.[4]

这个版本的 betvlctorios版 提供九个易于应用的技巧,以提高会议的效率, 灵感来自于研究, data, 并在最近出版的书中阐述了实践 会议的惊人科学:如何带领团队达到最佳表现 史蒂文·G. Rogelberg.

高效会议的好处

召开一个有效的会议是困难的. 然而,出于许多原因,它是一项重要的技能. Rogelberg状态:

“会议可以让参与者以一种高度人性化的方式进行交流, betvlctor韦德网站首页于建立关系, 网络, 和, 最重要的是, 支持. 会议是有效地汇集想法的工具, 的想法, 和意见,应该使每个人更好地完成他们的工作, 更加协调, 和合作方式. 会议有助于领导和员工更好地“理解”组织生活, betvlctorios版, 模棱两可, 还有机会——建立共同的理解,促进效率和团队合作. 会议促进了对连接就业岗位的目标和计划的承诺, 以及对更广泛的部门和组织抱负的承诺...”[5]

考虑到潜在的好处, 重要的是,艺术和文化组织及其领导人建立知识和能力,以提高会议质量, 功效, 和投资回报率(ROI).

提高会议投资回报率的关键建议

避免千篇一律的议程
艺术和文化组织的领导人不会在没有充分准备的情况下会见主要捐助者. 同样的意图应该适用于所有的会议——甚至是常规的内部会议. 而不是依赖于标准格式, 每次会议的议程都应列入仔细的考虑. 研究人员发现,议程上项目的等级关系对会议效率有影响. 排在议程首位的项目会受到过多的关注, 有时会牺牲重要问题的重要性.[6] 随着组织的优先级在一年或一个表现季节的过程中演变, 董事会和员工会议议程(包括每周的发展和市场部会议)也应该改变.

技巧1: 把最重要的项目放在议程的最前面. 主线项目应该包括长期的战略问题,而不是本周组织面临的紧急(但不一定是战略)问题.

技巧2: 更有效地利用时间,为与会者创造一个自然的流程, 把相关的项目按类别放在一个议程上——比如战略性的, 操作, 和信息.

策略性地选择与会者
艺术和文化组织常常以开放的文化为荣, 透明度, 和包容. 有些组织倾向于让更多而不是更少的人参加会议. 此外, 许多组织已经达到了以下两点之一, 或两者皆有:一种将会议邀请视为一种威望和重要性的标志的文化, 协作是为了协作而发生的, a.k.a. 协作过载.”[7]

然而, 研究表明,会议的有效性随着与会者人数的增加而降低. 这包括研究报告,“在一个决策小组中,每增加一个超过七名成员。, 决策效率降低了大约10%”,“更大的团队报告了更低质量的团队体验和更高水平的反生产行为.”[8] 因此, 任何召开会议的人都必须认真考虑下列问题:

  • 这次会议的目的是什么?
  • 谁对正在讨论的问题有专业知识和/或信息?
  • 谁有权力对这个问题做决定?
  • 这个问题如何影响其他部门、职能或项目?
  • 谁将负责执行最终的决定或行动?

技巧3: 知道会议的目的,然后决定邀请多少人和谁. 记住,如果期望的结果是解决问题或做决定,目标群体越小越好. 如果会议的目的是提供信息或发布公告, 适当时邀请更多参与者.

技巧4: 在会议上,几个影响不同团队成员的关键问题将被讨论, 使用定时议程,让与会者可以选择参加整个会议,或者只参加与他们在组织中的职责相关的时间框架.

准时开始和准时结束
研究表明,会议在50%的时间里开始得很晚. 这种不守时的情况通常会导致挫败感,并影响会议的质量. 研究人员注意到,如果会议开始晚了10分钟, 与会者更经常互相打断. 迟到可能比迟到产生的负面影响更大. 打破会议组织者和与会者之间的隐性合同, 与会者在离开会议时心怀不满,然后将这种情绪带到随后的活动和互动中.[9]

技巧5: 考虑缩短会议时间, 比如50或80分钟而不是60或90分钟, 允许知识分子, 情感, 还有会议之间的身体过渡时间. 有效的技术, 同样数量的工作将被完成,与会者可以准时到达他们的下一次会议,并充满活力.

技巧6: “设置一个计时器,在剩下10%的时间时停止. 会议结束时的纪律将支持更好的执行.”[10] 用剩下的时间来回顾接下来的步骤并确认责任.

考虑运动和沉默
人性倾向于创造常规. 虽然有些习惯是有益的,但会议往往会变得乏味. 坚持同样的议程, 日期和时间, 人, 房间, 而对话模式会扼杀参与和创造力. 对会议形式进行深思熟虑的改变可以培养更大的精力和参与度.

在一项研究中,参加步行会议的人数为8人.5%的人更有可能报告自己高度投入,在工作中更有创造力. 其他研究表明,散步可以鼓励创新思维. 而步行会议可能会有限制实用性的因素——比如小组规模, 技术需求, 还有参考资料——另一项研究表明,常设会议的质量与传统会议一样,而且时间更短. 常设会议也显示了更大的参与, 协作, 并愿意考虑他人的想法.[11]

会议讨论倾向于集中于集体共享的知识,而不是个人专有的信息. 关于头脑风暴的多项研究表明,与不说话的会议参与者相比,相互交流的参与者产生的想法“少得多,质量也差得多”.其他研究表明,“在传统的头脑风暴会议中,只有少数人完成了60%至75%的谈话。.“在所有参与者之间创造互动, 通过提供写作或阅读活动,将安静作为会议的工具.

考虑以下情况:一个团队的任务是对修改后的任务说明的多个建议作出回应. 每个选项都写在单独的海报上,贴在会议空间的墙上, 参与者在沉默中写下他们的评论, 的想法, 以及对其他人所写内容的回应, 以书面形式组织小组讨论. 默读还可以提高会议的效率,与会者可以在会议的第一部分阅读并在会后讨论一个新的概念或项目. 这种方法通常能让玩家更有效地理解和留存内容,并引发更深入的讨论.[12]

技巧7: 如果站, 走, 写作, 或者阅读对你的小组来说是不可能的, 考虑一个不同的会议室或一个完全不同的空间(画廊, 后台, 在户外)在可能的情况下.

技巧8: 在典型的演讲会议上, 轮流负责领导讨论的人,这样参与者可以体验不同的沟通和促进方式, 声音的音色, 速度, 和团体动力学, 此外,还可以提高参与者的技能,对结果产生更大的认同.

会议效率和领导力

建立一种重视会议的组织文化,并从高层开始对会议的有效性设定期望. Rogelberg股, 会议可以成为领导者真正发挥领导作用的舞台, 分享他们的愿景, 是真实的, 并激励和参与他们的团队. 同时, 会议是一种地方性的民主形式,在这里,想法和创新可以通过员工之间的互动产生……也许这是最重要的, 会议是促进共识的场所, 从而成为集体动力和能量的焦点.”[13]

最后一项至关重要的研究发现是,“会议领导者对自己的会议的评价始终比非领导者更好。.“另外, 人们倾向于认为自己发起的会议比同事发起的会议更有成效,[14] 表明需要更强的自我意识, 反馈, 甚至优先为文化艺术高管和董事会领袖提供培训和职业发展. 这将使非凡的人类获得最大的回报, 知识, 有创意的, 情感, 金融, 还有艺术和文化组织在每周会议上的时间投资, 每月, 和年度为基础. 

技巧9: 优先发展会议领导技能,从客观评估组织的会议质量和有效性开始.

[1]史蒂文·G. Rogelberg, 会议的惊人科学:如何带领团队达到最佳表现,(牛津大学出版社,2019),4,9.

雷·威廉姆斯《betvlctorios版》 金融邮报》, 2012年4月18日,http://business.金融post.com/executive/how-meetings-kill-productivity.

[3]莉L和les-Cobb, 亨利Barmeier, 克莱默和柯克, 《betvlctor韦德网站首页》,” 斯坦福社会创新评论, 2018年10月17日,http://ssir.org/articles/entry/how_to_create_better_nonprofit_executive_teams #.

[4]“为更有效、更专注、更有战略意义的董事会会议做准备” BoardSource, 2017, http://boardsource.org/strategic-board-meetings/.

[5]罗格伯格,超16-17.

[6]罗格伯格,上,59.

Tim Herrera,《betvlctorios版》, 纽约时报, 2017年3月6日,http://www.《betvlctorios版》.com/2017/03/06/business/four-ways-to-be-more-effective-in-meetings.html.

[8]罗格伯格,70岁.

[9]罗格伯格,上,45,51.

Liane Davey,《betvlctor韦德网站首页》, 哈佛商业评论, 2016年4月20日,http://hbr.org/2016/04/a-step-by-step-guide-to-structuring-better-meetings.

[11]罗格伯格,上,85-89.

[12]罗格伯格,上,106-116.

[13]罗格伯格,上,17.

[14]罗格伯格,上,27-28.

马丁·布拉格,高级副总裁

Martin Bragg于2015年加入ACG,担任高级副总裁,领导公司的加拿大子公司. 他的职业生涯长达30多年. 布拉格在演讲方面有广泛的经验, 生产, 管理加拿大各地的大型文化组织和设施. 自从加入公司以来,Mr. 布拉格曾指导过许多高管人选, 创新的艺术中心设施和计划, 董事会治理和组织评估, 以及整个北美地区的战略规划. Mr. 布拉格在舞蹈方面有丰富的领导经验, 剧院, 以及演艺中心的管理, 关注组织发展, 战略规划, 收入和贡献收入的持续增长. 在加入ACG之前, 他曾担任阿尔伯塔芭蕾舞团的执行董事, 多伦多加拿大舞台执行总监兼艺术总监, 温哥华剧场和温哥华剧场表演学校的执行董事, 1992年加拿大馆和世博会副专员兼制片人. Mr. 布拉格在斯特拉特福德艺术节担任过各种管理职务, 国家艺术中心, 剧院新布伦瑞克, 温哥华东方文化中心, 和多伦多的许多剧院. 在非营利和营利性部门工作, 他负责与加拿大的公司建立创新的合作伙伴关系, 美国, 英格兰, 和爱尔兰. Mr. 布拉格在志愿betvlctor韦德网站首页和社区betvlctor韦德网站首页方面有着悠久的历史, 包括担任PACT通讯中心主席, 加拿大戏剧专业协会副主席, 并担任公平谈判委员会国家主席,促成了两项成功的集体协议. 他还是安大略省艺术和文化部长咨询顾问的创始成员.

丽贝卡·兰伯特,高级顾问

自2009年加入ACG以来, 丽贝卡·兰伯特已经证明了自己是个有思想的人, 有创意的, 和灵活的合作伙伴,在北美拥有数十个客户. 嵌入公司的计划中 & 能力建设领域, 她促进了战略规划, 组织评估, 以及社区参与过程,ACG的客户通过与利益相关者就其组织进行深入对话,制定出有用的、可操作的计划,并获得这些计划的所有权, 角色, 影响, 以及他们社区的未来. Ms. 兰伯特还在ACG的高管猎头业务方面有广泛的工作经验, 她经常在关键的领导过渡中支持客户, 确保诚信彻底, 公平的, 和包容的过程. 获得战略管理专业认证. Lambert参与了许多治理和董事会发展项目. 在加入ACG公司之前,她曾担任董事. 兰伯特曾担任尤金交响乐团的执行董事,并在夏威夷交响乐团和东南德克萨斯交响乐团担任职务. 在洛杉矶爱乐乐团和青年音乐家基金会的早期职业生涯之后,她完成了享有盛誉的美国管弦乐团的乐团管理奖学金. 从2003年到2005年,她还在阿尔巴尼亚担任和平队志愿者, 在那里她参与了市政当局和非营利组织的能力建设工作. Ms. Lambert拥有加州大学圣巴巴拉分校的音乐学士学位

 请betvlctor韦德网站首页ACG,了解我们如何帮助您的组织
增加会议投资回报率,以提高团队参与度、有效性和效率.

(888) 234.4236
info@ArtsConsulting.com
ArtsConsulting.com

点击 在这里 下载PDF文件.

滚动到顶部