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危机时期的沟通检查表

Cindy Grzanowski和Linda Lipscomb,副总统

外部威胁,如全球流行病, 经济崩溃, 自然灾害会让艺术和文化组织陷入混乱,无法决定如何从不确定的环境中脱颖而出. 随着信息的不断变化和未来的不确定性, 在前所未有的危机时期,艺术和文化组织并没有万能的路线图来引导他们走向稳定. 当领导者们运行商业模型场景来处理财务现实时, 经常交流也同样重要, 和透明度, 所有利益相关者, 包括捐助者, 用户, 成员, 顾客, 和机票购买.

这个版本的 betvlctorios版 为开发和营销专业人员提供必要的检查清单,以便在危机的第一波之后与利益相关者进行有效沟通. 面对前所未有的外部betvlctorios版, 艺术和文化组织面临着一个新的经营和收入环境. 以下9点建议在危机时期加强组织的沟通努力,加深与不同利益相关者的关系.

1. 创建一个沟通响应团队

迅速建立由董事会组成的沟通反应小组, 执行, 以及艺术领导和个人领导的发展, 市场营销, 公共关系部门. 这个团队负责为30人制定一个短期计划, 60, 和90天, 整合各种形式的内部和外部沟通,使组织渡过危机. 实施这一计划将使与工作人员的沟通更加精简和有效, 董事会, 捐助者, 顾客, 和志愿者. 它还允许组织以内聚的方式更好地响应不可预测的情况. 沟通响应团队应在组织转向其新常态时继续存在. 一开始要有目标,问以下问题:

  • 该组织的哪些事实必须传达给捐赠者, 顾客, 和此刻的成员?
  • 该组织希望人们如何铭记其应对危机的道德方法?
  • 当选民能够再次与组织面对面交流时,他们应该对组织未来的反应有什么样的持久印象呢?

2. 经常透明地沟通

因为外部危机的长期不确定性和迅速变化的性质, 沟通的透明度至关重要. 组织应该清楚他们知道什么,不知道什么. 在解决问题的时候要考虑周到,表现出同情心, 利益, 利益相关者的问题. 现在是时候细化涉众细分,并直接用更个性化的信息与每个细分进行沟通了. 可以告诉会员和订阅者,该组织对何时重新开门没有全部的答案, 演出将于何时回归舞台, 以及观众/游客的体验会因安全措施而发生怎样的变化. 通知顾客,随着更多的政府指导方针的公布,将会有一波沟通的浪潮, 对未来保持积极而现实的态度.

3. 紧贴核心圈子

艺术和文化组织最密切的利益相关者,如董事会成员, 主要捐助者, 而艺术合作伙伴——对于其未来的财务健康和作为社区资产的实力至关重要. 沟通响应团队必须透明, 开诚布公地讨论金融危机的影响,以及公司如何应对. 应向利益攸关方保证,组织的财务状况正在得到专业管理,他们的持续支持是对未来的合理投资. 沟通响应团队可能需要与董事会安排更频繁的会议,或者每周召开一次电话会议或视频会议,以便高级团队成员能够及时回答问题.

4. 协调和计划所有的沟通

如果一个艺术文化组织没有一个协调的沟通团队, 危机时刻是创造危机的绝佳机会. 避免多个重叠信息, 制定一个详细的计划,从组织规划的所有沟通, betvlctor韦德网站首页和公告, 数字内容, 和捐助请求. 营销和筹款部门应该制定深思熟虑的信息,说明组织使命的重要性,并感谢选民的支持.

5. 电子邮件广泛的支持者

许多选民会对一个组织的未来有疑问,同时也会适应自己的个人和职业情况. 博物馆什么时候开门? 剧场什么时候恢复现场演出? 通过提供及时的信息和更新,与这些广泛的支持者保持密切betvlctor韦德网站首页. 如果秋季活动已经开始, 准备在危机前的水平上加倍努力,以取得预期的成果. 前线的工作人员必须准备好回答关于赛季时间可能变化的问题, 展览计划, 或表演, 以及退款和其他场地准入政策.

6. 添加个人风格

当外部危机迫使人们花更多时间呆在家里时,许多人渴望与他人建立betvlctor韦德网站首页. 如果可能的话,通过电话或视频会议而不是仅仅通过电子邮件betvlctor韦德网站首页主要捐助者. 通过邮件发送私人信件将会被感激和记住. 艺术和文化组织应考虑在任何可能的情况下,通过视频会议举办董事会会议和大型捐赠活动的社交聚会.

7. 利用数字媒体

根据 《betvlctorios版》, 统计数据显示,社交媒体的使用, 特别是在Facebook和YouTube上, 在全球危机期间显著增加.[1] 营销和开发团队应该利用其组织的社交媒体渠道,通过新的数字产品与受众保持betvlctor韦德网站首页和互动. 线下内容可以通过虚拟艺术展览、表演或大师班进行复制. 通过举办独家Q,可以为捐赠者、长期会员和订阅者创造更亲密的体验&通过视频聊天与艺术领导进行对话, 虚拟旅游, 或其他内部圈子独家内容. 艺术和文化组织如何提供独特和创造性的数字内容来利用他们的资产来增加赞助人的参与度和保持忠诚度,有很多很好的例子. 像Capacity Interactive这样的资源,可以在前所未有的betvlctorios版下,为艺术文化组织提供丰富的思路去探索.[2]

8. 说真正的

在危机中,带着同情、同理心和真诚的沟通是关键. 在设置所有通道的消息语调时,请记住这一点,并以一致的声音说话. 什么是曾经的日常通信, 例如,以艺术对社区的影响为主要焦点的订阅或捐赠者续签, 现在必须表达同情和反映支持者的当前生活吗. 开发和营销专业人员必须继续关注保持收入,因为维持现金流的额外压力将保持运营向前发展. 在写作前停顿和反思,考虑听众和顾客的体验, 他们与艺术和组织的betvlctor韦德网站首页, 对他们来说什么是最重要的.

9. 危机过去后,继续建立信任

一旦眼前的危机过去, 继续将更改传递给操作是非常重要的, 组织如何回应, 还有前进的计划. 外部危机会对整个艺术和文化部门产生深远的影响, 建立顾客的信心和信任至关重要,这样他们的体验才会安全. 明确条件并主动沟通. 一个现实和乐观的信息可以激励利益相关者支持一个艺术和文化组织度过困难时期.

结论

目前这种流行病的性质迫使艺术和文化组织对新的信息迅速作出反应, 规定, 时间长度和总体影响都是未知的. 利用这个机会来协调和澄清整个组织的沟通, 细化向各种涉众发送的消息, 利用多种渠道. 随着艺术和文化组织适应大流行后的世界, 他们将更好地与关键利益相关者进行有效沟通,建立信任和对未来的兴奋.

Ella Koeze和Nathaniel Popper, 《betvlctorios版》《betvlctorios版》,2020年4月7日, http://www.The New York Times.com/interactive/2020/04/07/technology/coronavirus-internet-use.html

[2]互动能力, “新冠肺炎疫情期间对我们艺术界的数字营销建议,”3月13日, 2020, http://ideas.capacityinteractive.com/digital-marketing-recommendations-for-our-arts-community-during-covid-19-outbreak

 

Cindy Grzanowski副总裁

Cindy Grzanowski,副总裁

2017年加入ACG, Cindy Grzanowski领导公司的收入增强业务, 拥有超过20年的高端艺术营销经验, 文化, 和娱乐机构. 她在制定战略方面取得了成功, 通过付费的多渠道营销活动, 拥有, 分享媒体来提高出席率, 品牌知名度, 以及持续的收入增长. 她的专长领域包括销售振兴, 需求定价和收益管理, 观众发展, 数据驱动的CRM策略, 数字广告, 媒体计划, 网站和社交媒体策略, 直接反应营销. 在她的职业生涯, 她不断实现或超过数百万美元的收入目标, 创造提高投资回报的实践, 制定战略营销计划,使单票收入最大化, 提供收入预算预测方面的指导和培训, 并产生了大量的基准研究. 在加入ACG公司之前,她曾担任董事. Grzanowski曾担任明尼苏达交响乐团单票销售市场总监, 旧金山交响乐团市场部副总监, 也是水下探险公司的市场营销和公共关系总监. 她拥有经济学和拉丁文学士学位. 奥拉夫学院和St. 我是Opus商学院的Thomas教授.

琳达·利普斯科姆副总裁

琳达·利普斯科姆,副总裁

Linda Lipscomb于2016年加入ACG, 拥有近30年的筹款经验, 包括协助大型资本活动, 最大化年度基金及巨额捐献计划, 进行可行性研究, 并提供临时管理betvlctor韦德网站首页. Ms. 利普斯科姆曾担任过几个临时管理职位, 领导沃斯堡歌剧院的发展部门, 沃斯堡交响乐团, 温哥华美术馆. 她还指导了Ruth Eckerd Hall和The Independent School的资本竞选活动, 等. 她在沃斯堡交响乐团担任临时发展副总裁, 她负责实现每年500万美元的捐款,并成功地领导了达到1美元的努力.5百万betvlctorios版赠款目标. 她的工作延伸到ACG的高管搜索实践, 支持客户完成关键的领导过渡,并协助安排行政领导和关键的筹款角色. 在加入ACG之前, 她领导达拉斯艺术博物馆的发展部门, 弗吉尼亚美术博物馆, 美国红十字会在达拉斯, 达拉斯交响乐团. Ms. Lipscomb拥有弗吉尼亚斯威特布瑞尔学院艺术史学士学位,以及南卫理公会大学金融和市场营销工商管理硕士学位. 作为一名积极的志愿者, 她目前是Sweet Briar艺术之友的董事会成员.

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